ანბანური შევსება არის დოკუმენტების ორგანიზების ფუნდამენტური გზა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შეინახოთ, მიიღოთ და მართოთ თქვენი პირადი და საქმიანი ფაილები
ანბანური შეტანის განხორციელებით თქვენს ცხოვრებაში, თქვენ დარწმუნდებით, რომ ყველა დოკუმენტი დაცულია და ხელმისაწვდომი. არსებობს მრავალი წესი იმის შესახებ, თუ როგორ უნდა შეიტანოთ ანბანურად ინგლისურად, რათა შეინარჩუნოთ გონივრული შევსების სისტემა. საბედნიეროდ, ადვილია ახალი დოკუმენტებით დაწყება და მაინც არ არის რთული ცვლილების შეტანა, თუ საჭიროა რეორგანიზაცია!
ნაბიჯები
2 ნაწილი 1: შევსება ანბანის მიხედვით
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ ანბანური სისტემა, რომელსაც გამოიყენებთ
თუნდაც ერთი შეხედვით პირდაპირი, როგორც ანბანური შევსება, გთავაზობთ არჩევანის რამდენიმე ვარიანტს. მნიშვნელოვანია აირჩიოთ ერთი სისტემა და გამოიყენოთ იგი თანმიმდევრულად.
- წერილების მიხედვით შეტანა ითვალისწინებს თითოეულ ასოში თითოეულ სიტყვას გარეგნობის თანმიმდევრობით, იგნორირებას უკეთებს სიტყვებს შორის არსებულ ნებისმიერ სივრცეს.
- სიტყვა-სიტყვით შევსება ბრძანებს ერთეულებს ზედიზედ თითოეული სიტყვის პირველი ასოზე დაყრდნობით.
- ერთეულად ერთეულის შევსება ითვალისწინებს თითოეულ სიტყვას, აბრევიატურასა და საწყისს, რიგის მიხედვით ათავსებს ნივთებს. ზოგადად რეკომენდებულია ერთეული-ერთეულის სისტემა.
ნაბიჯი 2. ერთეულების დაჯგუფება
მას შემდეგ რაც შეინახავთ ყველა იმ ნივთს, რომელიც უნდა შეიტანოთ, გადაწყვიტეთ როგორ გსურთ ფაილების დაჯგუფება. თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ლექსიკონის ფორმატი, რომელშიც ყველა ფაილი მოთავსებულია ერთ ანბანურ თანმიმდევრობით, განურჩევლად ფაილის ტიპი ან მასში შემავალი ერთეულები. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გამოიყენოთ ენციკლოპედიის ფორმატი, რომელშიც ერთეულები დაჯგუფებულია ტიპის ან საგნის მიხედვით, შემდეგ კი თითოეული ჯგუფი ანბანურად არის მოწყობილი.
თუ თქვენ გაქვთ უამრავი სხვადასხვა სახის საქონელი (რეცეპტები, საგადასახადო ქვითრები, წერილები და ა.შ.), მაშინ შეიძლება სასარგებლო იყოს ენციკლოპედიის ფორმატის გამოყენება. დაჯგუფება ელემენტები ჯერ ტიპის მიხედვით, შემდეგ ანბანის მიხედვით დაალაგეთ თითოეული ჯგუფის ერთეულები. შეინახეთ ჯგუფები გამოყოფილი გამყოფების ან ფერის კოდირების გამოყენებით
ნაბიჯი 3. თქვენი ფაილების ინდექსირება
ინდექსაცია არის სათაურის თითოეული ნაწილის სწორ ერთეულში განთავსების მეთოდი. საგნების შეტანის წინ ინდექსირებისთვის, თქვენ უნდა გაანადგუროთ თითოეული ნივთის სახელის ელემენტები და შექმნათ ახალი ანბანური სახელი, რომელიც შეიძლება განსხვავდებოდეს სტანდარტული სახელისაგან. Მაგალითად:
- დავუშვათ, რომ თქვენ გაქვთ შემდეგი ინდექსი და ფაილი: სტატია aardvarks სახელწოდებით "ღამის კვება Aardvarks", ბიოგრაფია ცნობილი aardvark ექსპერტი Jane A. Doe, და სარეკლამო ბროშურა Detroit Zoo aardvark გამოფენა.
- ჯეინ ა. დოუს ბიოგრაფია ინდექსირებული იქნება როგორც „დო, ჯეინ ა.
- სტატია "Aardvarks- ის ღამის კვება" შეიძლება ინდექსირდეს როგორც არის, თუ თქვენ აირჩევთ ლექსიკონის სტილის დაჯგუფებას. ეს შეიძლება შეიტანოს ასო "N" ("Nocturnal"), ამ დაჯგუფების გამოყენებით.
- გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ მიუთითოთ "Aardvarks- ის ღამის კვება" როგორც "Aardvarks, Nocturnal Feeding of". ეს აზრი ექნებოდა, თუ თქვენ იყენებდით ენციკლოპედიის სტილის დაჯგუფებას და არა მხოლოდ აარვარკებთან დაკავშირებულ ნივთებს. შემდეგ საქონელი შეიტანება "A."
- სარეკლამო ბროშურა შეიძლება ინდექსირებული იყოს როგორც "Aardvarks, ექსპონატები (დეტროიტის ზოოპარკი)." ეს აზრი იქნებოდა, თუ თქვენ მოელით რამდენიმე მასალის მოპოვებას aardvark ექსპონატებზე-მაგალითად, თქვენ შეიძლება გქონდეთ სხვა ერთეული ინდექსირებული როგორც "Aardvarks, ექსპონატები (ტოლედო ზოოპარკი).”
- ალტერნატიულად, სარეკლამო ბროშურა შეიძლება ინდექსირებული იყოს როგორც "დეტროიტის ზოოპარკი (Aardvark Exhibit)." ეს შეიძლება იყოს აზრი, თუ თქვენ მოელით დეტროიტის ზოოპარკთან დაკავშირებულ რამდენიმე ერთეულს, ან თუ გსურთ გამოიყენოთ ენციკლოპედიის სტილის დაჯგუფება ნივთების შესატანად გეოგრაფიული მდებარეობა.
ნაბიჯი 4. დაალაგეთ ფაილები ანბანის მიხედვით მათი ინდექსირებული სახელის მიხედვით
ანბანის მიხედვით შევსების ზოგადი წესი არის ერთეულების მოწყობა A (პირველიდან Z- მდე) ბოლომდე. გამოიყენეთ სულ უფრო კონკრეტული ინფორმაცია, რომ განასხვავოთ და შეუკვეთოთ ცალკეული ნივთები. Მაგალითად:
- თქვენი ინდექსირებული ფაილების თანმიმდევრობა წინა საფეხურზე შეიძლება იყოს (თქვენი სისტემის მიხედვით დამოკიდებულია): "დოუ, ჯეინ ა.", "დეტროიტის ზოოპარკი (Aardvark Exhibit)" და "Aardvarks- ის ღამის კვება" ან "Aardvarks, ექსპონატები (დეტროიტის ზოოპარკი),”Aardvarks, Nocturnal Feeding of” და “Doe, Jane A.”
- ფაილი "Wallaby" მოვიდა ფაილის შემდეგ "Emu". ფაილი "კენგურუს" შუაში მოდიოდა, ხოლო ფაილი "Aardvark" - ის წინ ერთი "დათვი" და ერთი "ემუ". ეს მოგცემთ ფაილების შეკვეთას: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
- თუ თქვენ შემდეგ დაამატებდით ფაილს "Anteater" - ისთვის, ის მოდიოდა "Aardvark" - ის ნებისმიერი ფაილის შემდეგ. ვინაიდან ორივე იწყება ასო "A" - ით, თქვენ უნდა ნახოთ თითოეული სიტყვის მეორე ასო (შესაბამისად "N" და "A", შესაბამისად) რიგის დასადგენად, შემდეგ კი მოაწყოთ ამის საფუძველზე ფაილები. ახალი ბრძანება იქნება: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
ნაბიჯი 5. მონიშნეთ თქვენი ფაილის საქაღალდეები
იმისათვის, რომ გაადვილდეს ნივთების განთავსება, დაასახელეთ თითოეული ფაილის საქაღალდე მასში შემავალი ერთეულის შესაბამისი ინდექსირებული სახელით. ეს ასევე გაადვილებს ახალი ფაილების სათანადო თანმიმდევრობით დანერგვას.
- განათავსეთ ნივთები მათთვის განკუთვნილ საქაღალდეში.
- თქვენ ასევე შეიძლება თქვენთვის სასარგებლო იყოს თქვენი ფაილების კოდის კოდის გამოყენებადობის გასაუმჯობესებლად. მაგალითად, თუ თქვენ იყენებთ ენციკლოპედიის სტილის დაჯგუფებას, მიეცით თითოეულ ჯგუფს ცალკე ფერი და მონიშნეთ თითოეულ ჯგუფში თითოეული ელემენტი/ფაილი თავისი შესაბამისი ფერით.
ნაბიჯი 6. დოკუმენტირება მოახდინეთ ინდექსირებისა და შეტანის სისტემის დოკუმენტირებაზე
იყავით თანმიმდევრული თქვენი ინდექსირებისა და შევსების სისტემაში, რაც არ უნდა იყოს. დარწმუნდით, რომ ყველას, ვისაც აქვს წვდომა ფაილებზე, იცის სისტემის შესახებ. მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ და გააზიაროთ დოკუმენტი, რომელიც ასახავს თქვენი შევსების სისტემის წესებს. ეს დაეხმარება ყველას, რომ ეფექტურად გამოიყენოს შევსების სისტემა.
ნაბიჯი 7. შეიტანეთ ახალი ნივთები სწორად
განათავსეთ ფაილები კაბინეტში ინდექსირებული სახელებისა და ანბანის მიხედვით, თქვენი სისტემის მიხედვით. საჭიროებისამებრ გადაიტანეთ ახალი ფაილები სწორ ადგილას.
მე –2 ნაწილი 2 – დან: განსაკუთრებული შემთხვევების განხილვა
ნაბიჯი 1. შეიტანეთ ერთეულები მათი მნიშვნელოვანი ვადის მიხედვით
ზოგჯერ, აზრი აქვს საკვანძო სიტყვების საფუძველზე ერთეულების შეტანას, იმისდა მიუხედავად, თუ რა თანმიმდევრობით გამოჩნდება სიტყვები სათაურში ან სახელში. ეს უზრუნველყოფს ფაილის ინდექსირებას და განთავსებას ყველაზე ლოგიკური ტერმინის გამოყენებით. Მაგალითად
"ჩიკაგოს პირველი ბანკი" შეიძლება ინდექსირდეს და შეიტანოს როგორც "ჩიკაგო, პირველი ბანკი". "ჩიკაგო" არის მთავარი ჩანაწერი ამ ჩანაწერში და არა "პირველი" ან "ბანკი", განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გექნებათ სხვა მსგავსი საგნების მქონე საგნები, როგორიცაა "პირველი ბანკი ტულსა" ან "ჩიკაგოს ბანკი და ნდობა"
ნაბიჯი 2. შეუკვეთეთ სახელები გვარის მიხედვით
შეტანის ტიპიური სტანდარტები გვირჩევენ პირების ინდექსირებას გვარის მიხედვით, ვინაიდან გვარი ითვლება მნიშვნელოვან ტერმინად.
- ამრიგად, "ჯეინ ა დო" ინდექსირდება და შეიტანება როგორც "დო, ჯეინ ა."
- დასვით სათაურები (დოქტორი, ქალბატონი, მაიორი და სხვ.) ბოლოს. „დოქტორი ჯეინ ა. დოუ, მაგალითად, ინდექსირდება და შეიტანება როგორც „დოუ, ჯეინ ა., დოქტორი“.
- საერთოდ, შეუკვეთეთ სახელები ისე, როგორც იწერება, ასო-ასო. მაგალითად, "მაკდონალდი" მოვიდოდა "მაკდონალდსის" წინ. ანალოგიურად, "D", "L", "Le", "de" და ა.შ. განიხილება როგორც სახელის ნაწილი და არა ცალკეული ერთეულები. მაგალითად, შეუკვეთეთ ფაილები "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" და "Wolfe" ამ თანმიმდევრობით (და არა როგორც "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- ამ წესების საერთო გამონაკლისი სახელების შესახებ არის, როდესაც ინდივიდის სახელი წარმოადგენს ბიზნესის ან ორგანიზაციის სახელის ნაწილს. ამ შემთხვევებში განიხილეთ ინდივიდის სახელი, როგორც ერთეული ბიზნესის სახელში. მაგალითად, "Jane A. Doe Pest Control" შეიტანება "J" - ში და არ იქნება ინდექსირებული "Doe, Jane A. Pest Control".
ნაბიჯი 3. იგნორირება გაუკეთეთ სტატიებს, კავშირებსა და წინადადებებს
სტატიები (როგორიცაა "a", "an" და "the"), კავშირები (როგორიცაა "და", "მაგრამ" და "ან") და წინადადებები (როგორიცაა "for", "of" და "In") ჩვეულებრივ გამოტოვებულია ანბანის მიხედვით ინდექსირებისა და შეტანისას, ვინაიდან ისინი არ განიხილება მნიშვნელოვანი ტერმინები. ეს ასეა მაშინაც კი, როდესაც ისინი ქმნიან ნივთის სახელის დასაწყისს. Მაგალითად:
- "ემუს კვების პრაქტიკის გამოძიება" შეტანილი იქნება "E" - ში, "Emu" - ში (ამ სიტყვის სათაურში მნიშვნელოვანი სიტყვა) და არა "A" - ში "an" - ისთვის.
- "Doe and Smith Pest Control" შეიტანება "Doe, Jane A." - ს შემდეგ. ორივე ინდექსირებული სახელი იწყება სიტყვით "დოუ", ასე რომ თქვენ გადადიხართ თითოეულ მომდევნო მნიშვნელოვან ტერმინალში (შესაბამისად "სმიტი" და "ჯეინი", შესაბამისად) ფაილის რიგის დასადგენად. იგნორირება გაუკეთეთ სიტყვას "და", რადგან ის არ არის მნიშვნელოვანი.
ნაბიჯი 4. ისე მოიქეცით, როგორც შემოკლებით
ნივთების ინდექსირებისა და შეტანისას შეიძლება შეგხვდეთ ისეთი აბრევიატურა, როგორიცაა "Mfg". ("წარმოებისთვის") ან "ინკ." („ინკორპორაციისთვის“). საერთოდ, თქვენ უნდა მოახდინოთ ინდექსირება და ფაილების წარდგენა ისე, თითქოს ეს აბრევიატურა იყო გაწერილი და არა უბრალოდ ასოების სტრიქონი.
მაგალითად, "Jane A. Doe Mining Company" შეიტანება "Jane A. Doe Mfg" - ის შემდეგ
ნაბიჯი 5. შეიტანეთ რიცხვები ჩვეულებრივ
ანბანის მიხედვით შევსებისას, თქვენ შეიძლება შეხვდეთ ციფრებს მათ სათაურებში. საერთოდ, ფაილის ნომრები ჩვეულებრივ, ვიდრე თითქოსდა გაწერილი. რიცხვები ასევე იწერება ასოების წინ.
- მაგალითად, "3M კომპანია" შეიტანება "100 დიდი ბიზნეს იდეის" წინ (რადგან "3" მოდის "100" -მდე).
- "დიდი ბიზნეს იდეები" და "დიდი ბიზნესის ლიდერები" შეიტანება "100 დიდი ბიზნეს იდეის" შემდეგ, რადგან რიცხვები ასოების წინ არის განლაგებული.
- რიცხვები, რომლებიც უკვე გაწერილია, განიხილება როგორც სიტყვები და არა რიცხვები. მაგალითად, შეიტანეთ ერთეული „100 დიდი ბიზნესის ლიდერი“, „დიდი ბიზნეს იდეა“და „ორასი დიდი ბიზნეს იდეა“ამ თანმიმდევრობით.
- თუ ის თქვენს შეტანის მიზნებს ემსახურება, თქვენ შეგიძლიათ გააკეთოთ გამონაკლისი და ყოველთვის შეიტანოთ ციფრები ისე, თითქოს ისინი გაწერილი იყოს.
ნაბიჯი 6. გაუმკლავდეთ რაიმე განსაკუთრებულ პერსონაჟს
ნებისმიერი ანბანური ან არა რიცხვითი სიმბოლო, რომელსაც შეხვდებით საგნების ინდექსირებისა და შეტანისას, უნდა იქნას გათვალისწინებული. რა უნდა გააკეთოს ამ პერსონაჟებთან, ეს დამოკიდებულია მათ ტიპზე:
- პუნქტუაცია (როგორიცაა აპოსტროფები, წერტილები და მძიმეები) საერთოდ იგნორირებულია ერთეულების ინდექსირებისა და შეტანისას. მაგალითად, შეიტანეთ "ვაშინგტონის საუკეთესო ყავა" და "ვაშინგტონის სახელმწიფო გამოფენა" ამ თანმიმდევრობით.
- დიაკრიტიკოსები განიხილება როგორც შესაბამისი ასო, დიაკრიტიკული ნიშნის გარეშე. მაგალითად, შეიტანეთ ფაილი "laclair", როგორც "Eclair" და "Über", როგორც "Uber". გამონაკლისი არის მაშინ, როდესაც თქვენ შევსებული ხართ ენის ანბანის მიხედვით, რომელიც იყენებს დიაკრიტიკას, ამ შემთხვევაში თქვენ უნდა დაიცვათ ამ ენის ნორმალური ანბანური რიგი.
ნაბიჯი 7. საჭიროების შემთხვევაში გამოიყენეთ ზოგადი წესი „არაფერი რაღაცის წინ“
საერთოდ, სივრცეები (მათ შორის სასვენი ნიშნები და სხვა ელემენტები, რომლებიც გამოტოვებულია) იგნორირებულია ანბანის მიხედვით შეტანისას. თუმცა, იმ შემთხვევებში, როდესაც თქვენ გაქვთ საგნები, რომლებიც იწყებენ ერთნაირად, გამოიყენეთ სივრცე ან წესი "არაფერი არაფერი" შეტანის წესრიგის დასადგენად.
- მაგალითად, შეიტანეთ ფაილი "ჩრდილო -აღმოსავლეთი სანაპირო", "ჩრდილო -აღმოსავლეთი წარმოება" და "ჩრდილო -აღმოსავლეთი სანაპირო".
- ანალოგიურად, "დოუ, ჯეინ ა." შეიტანებოდა "დოუ, ჯეინ ა., დოქტორამდე".
ნაბიჯი 8. საჭიროების შემთხვევაში გამოყავით ფაილები უფრო დეტალური ინფორმაციის მიხედვით
იშვიათ შემთხვევებში, ანბანური ინფორმაცია არ არის საკმარისი ფაილების თანმიმდევრობის დასადგენად. ამ შემთხვევებში, თქვენ უნდა გამოიყენოთ დამატებითი ინფორმაცია ნივთების ინდექსირებისა და შეკვეთისათვის. მონიშნეთ ეს დამატებითი ინფორმაცია შესაბამის ფაილებზე, რათა დაგეხმაროთ მათ გარჩევაში. Მაგალითად:
- თუ თქვენ გქონდათ ნივთები ორი განსხვავებული პიროვნებისთვის, სახელად ჯეინ დო, შეგიძლიათ შეუკვეთოთ ისინი დაბადების დღისთვის. ამრიგად, ფაილი "დოუ, ჯეინ ა. (ბ. 1853)" მოვიდა საქმის წინ "დოუ, ჯეინ ა. (ბ. 1967).
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ შეუკვეთოთ ნივთები გეოგრაფიის მიხედვით, როდესაც თქვენ გჭირდებათ განსხვავებების გაკეთება. თუ თქვენ გაქვთ ფაილები სამი განსხვავებული ბანკისთვის სამ სხვადასხვა ადგილას და თითოეულ ბანკს ჰქვია „პირველი გაერთიანებული ბანკი და ნდობა“, შეგიძლიათ შეუკვეთოთ ისინი ანბანის მიხედვით, რიგით „პირველი გაერთიანებული ბანკი და ტრესტი (საქართველო)“, „პირველი გაერთიანებული ბანკი და ტრასტი (ოკლაჰომა)”და” პირველი გაერთიანებული ბანკი და ტრესტი (სამხრეთ დაკოტა)”.
- ანალოგიურად, თუ თქვენ გქონდათ ნივთები ორი განსხვავებული დათვისთვის ან დათვების ტიპებისთვის, თქვენ მათ კიდევ უფრო განასხვავებთ სახეობების, გეოგრაფიული მდებარეობის და ა.შ. მაგალითად, თქვენ შეიძლება გქონდეთ ფაილები "დათვი, ყავისფერი" და "დათვი, გრიზლი" (ამ თანმიმდევრობით), ან ფაილები "დათვები (ევროპული)" და "დათვები (ჩრდილოეთ ამერიკა)" (ამ თანმიმდევრობით).
ნაბიჯი 9. გამოაქვეყნეთ გამონაკლისები და სპეციალური წესები
დარწმუნდით, რომ ყველამ, ვინც იყენებს თქვენს ფაილებს, იცის სტანდარტული სახელმძღვანელო პრინციპების ნებისმიერი გამონაკლისის შესახებ, რომლებიც გათვალისწინებულია თქვენს შევსების სისტემაში. ეს ხელს შეუწყობს იმის უზრუნველყოფას, რომ ყველას შეუძლია გამოიყენოს შევსების სისტემა სწორად და ეფექტურად.
