შევსების კაბინეტის ორგანიზება შეიძლება იყოს რთული, იქნება ეს სახლის კაბინეტი სავსე ფასიანი გადასახადებით და საგადასახადო ინფორმაციით თუ სამუშაო კაბინეტი სავსე პროექტებითა და ინვოისებით. მოაწყეთ თქვენი ფაილების კაბინეტი ძველი ფაილების მოშორებით, თქვენთვის შესაფერისი ფაილური სისტემის პოვნით და მისი მუდმივად შენარჩუნებით.
ნაბიჯები
მეოთხე ნაწილი 1: ძველი დოკუმენტების გაწმენდა
ნაბიჯი 1. შეიძინეთ შევსების კაბინეტი, თუ არ გაქვთ
მოძებნეთ კარგი ხარისხის კაბინეტი, რომელიც კარგი ზომაა თქვენი სახლის ან ოფისისთვის თქვენი ბიუჯეტის ფარგლებში. განიხილეთ ცეცხლგამძლე და წყალგაუმტარი კაბინეტი, ნებისმიერი სტიქიური უბედურების შემთხვევაში, რომელიც შეიძლება თქვენს სახლს დაატყდეს თავს. ასეთი კაბინეტების ნაკრები გვხვდება ადგილობრივ მაღაზიებში, ავეჯის მაღაზიებში, ხუროს მაღაზიებსა და სავაჭრო ცენტრებში.
ნაბიჯი 2. დაიწყეთ თქვენი ფაილების გავლა
გამოყავით ყველაფერი, რაც აშკარად ძველი ან არასაჭიროა. გამოყავით:
- ქვითრები იმ პროდუქტებზე, რომლებსაც აღარ ფლობთ.
- Უსარგებლო ფოსტა
- ძველი გადასახადები იმ მომსახურებისთვის, რომელსაც თქვენ აღარ იყენებთ
- საქმიანი წერილები ძველი სამსახურიდან
- მარკები, რომლებიც აღარ გჭირდებათ
ნაბიჯი 3. ნუ შეგეშინდებათ ნივთების მოშორების
მიუხედავად იმისა, რომ გარკვეული დოკუმენტები, როგორიცაა დაბადების მოწმობები და საგადასახადო ინფორმაცია, აშკარად მნიშვნელოვანია, შეიძლება არსებობდეს უსარგებლო ფოსტა ან ძველი ქვითრები, რომლებიც გამოიყურება მნიშვნელოვანი, მაგრამ ნამდვილად არ არის. გადაწყვეტილების მიღებისას დაფიქრდით თითოეულ დოკუმენტზე და იფიქრეთ იმაზე, იქნება თუ არა ის ნამდვილად სასარგებლო მომავალში. თუ თქვენ არ გამოტოვებთ, თუ ის გაქრება ერთი წლის განმავლობაში, ალბათ კარგია მისი გადაგდება.
ნაბიჯი 4. იყავით ფრთხილად, როდესაც ნივთებს გადაყრით სამსახურში
დარწმუნდით, რომ ჰკითხეთ თქვენს ზედამხედველებს სანამ რამეს გადააგდებთ, რადგან ეს შეიძლება იყოს უფრო მნიშვნელოვანი, ვიდრე თქვენ ფიქრობთ. თქვენს კომპანიას ასევე შეიძლება ჰქონდეს პოლიტიკა იმის შესახებ, თუ რამდენი ხანია საჭიროა ნივთების შენახვა და მათი განკარგვა.
ნაბიჯი 5. გადაწყვიტეთ რომელი ნივთების შენახვაა საჭირო
ეს ზოგადად დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად უახლესი ან სასარგებლოა ისინი. გამოიყენეთ დისკრეცია და დაფიქრდით იქნება ეს დოკუმენტები სასარგებლო ან აუცილებელი მომავალში. თუ ისინი მართლაც მნიშვნელოვანია, შეინახეთ ისინი. საგადასახადო ინფორმაციის, დაზღვევის ჩანაწერების და სასიცოცხლო მნიშვნელობის დოკუმენტებისათვის შეინახეთ ისინი შემდეგი პერიოდის განმავლობაში:
- შეინახეთ საგადასახადო დეკლარაციის ინფორმაცია 7 წლის განმავლობაში, ისევე როგორც ნებისმიერი ქვითარი იმ საგნებზე, რომლებიც გამოიქვითება თქვენი გადასახადებიდან. IRS– ს შეუძლია შეამოწმოს ნებისმიერი ანაზღაურება თქვენი გადასახადების შეტანიდან 6 წლამდე.
- შეინახეთ დაზღვევის ჩანაწერები, იპოთეკური ანგარიშები და საქველმოქმედო შემოწირულობების მტკიცებულება სამ წლამდე.
- დარწმუნდით, რომ შეინახეთ ძალიან მნიშვნელოვანი დოკუმენტები, როგორიცაა დაბადების და ქორწინების მოწმობები, სოციალური დაცვის ბარათები, ტიტულები, სიგელები და პასპორტები. დაიცავით ისინი და არასოდეს მოიშოროთ ისინი.
ნაბიჯი 6. გაანადგურეთ ყველა დოკუმენტი, რომელიც თქვენ გადადგით
დაუსაბუთებელი დოკუმენტების გაშვებამ შეიძლება თქვენი პირადი ინფორმაცია დაუტოვოს ყველას, ვინც მათ ხედავს. მაშინაც კი, თუ არ ხართ დარწმუნებული, არის თუ არა დოკუმენტი მგრძნობიარე, უმჯობესია გაანადგუროთ იგი, რადგან ის შეიძლება შეიცავდეს მისამართებს, დაბადების თარიღებს ან სხვა ინფორმაციას.
ნაბიჯი 7. ასევე გაანადგურეთ ან გაანადგურეთ ციფრული მედია
ბევრ ქალაქსა და ბიზნესს ექნება გატეხილი დღეები, სადაც ადგილობრივებს ან თანამშრომლებს შეუძლიათ ძველი ფლოპი დისკების, დისკების ან მყარი დისკების განადგურება. ისინი დარწმუნდებიან, რომ ეს სწორად გაკეთდა.
ნაწილი 4 მეოთხედან: თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების ორგანიზება
ნაბიჯი 1. დაიწყეთ დარჩენილი ფაილების ორგანიზება
გადადით მაგიდაზე ან დიდ მაგიდაზე და მოაწყვეთ ქაღალდები გროვად, რომლებიც თქვენთვის ლოგიკური და გონივრულია. ეს გახდება თქვენი ინდივიდუალური ფაილები. გააკეთეთ გროვები, რომლებიც დაგეხმარებათ ზუსტად იპოვოთ ის, რასაც ეძებთ. განვიხილოთ კატეგორიები სახლის კარადებისთვის, როგორიცაა:
- კომუნალური
- ავტო
- სამედიცინო
- შინაური ცხოველი
- ბიზნესი
- მთავარი
- Გადასახადები
- ფინანსები
ნაბიჯი 2. სთხოვეთ თანამშრომლებს რჩევა სამუშაო კაბინეტების შესახებ
შეიძლება იყოს კონკრეტული კომპანიის კონვენციები თქვენს სამუშაო ადგილზე ნაშრომების ორგანიზებისთვის. თუ არა, შეიტანეთ ქრონოლოგიურად ან ანბანის მიხედვით. ჰკითხეთ მოწესრიგებულ თანამშრომლებს, რომელი სისტემები უკეთესად მუშაობს მათთვის.
ნაბიჯი 3. შეინახეთ კატეგორიები მარტივი
რაც უფრო კონკრეტულად მიიღებთ, მით უფრო მეტ ფაილს გექნებათ, რაც უფრო მეტ არეულობას ნიშნავს თქვენს კაბინეტში. შეინახეთ თქვენი ძირითადი ფაილები უფრო ზოგადი და შემდეგ მოაწყეთ დოკუმენტები მათში.
ნაბიჯი 4. გადაწყვიტეთ ორგანიზება გაუწიოთ სახელსა თუ თარიღს
მას შემდეგ რაც დაალაგებთ თითოეულ ქაღალდს მის სწორ გროვაში, დაიწყეთ მათი ორგანიზება ისე, რომ გაადვილდეს მისი პოვნა.
- ანბანური სიებისათვის, როგორიცაა ბრენდები ქვითრებზე, მოათავსეთ ერთეულები დაწყებული A– ით დასტის ზედა ნაწილში, Z– მდე.
- ქრონოლოგიური ჩანაწერებისათვის, საგადასახადო დეკლარაციის თარიღების მსგავსად, მოათავსეთ უახლესი დოკუმენტები დასტის თავზე და იმუშავეთ ძველ დოკუმენტებთან ბოლოში.
ნაბიჯი 5. განათავსეთ თითოეული თქვენი დასტა საქაღალდეში
ჩადეთ ფურცლები ისე, რომ დასტის თავზე არსებული დოკუმენტი იყოს საქაღალდის წინ. ეს შეინარჩუნებს დოკუმენტებს იმავე თანმიმდევრობით, რომელშიც თქვენ მოაწყვეთ ისინი.
მე –4 ნაწილი მე –4: ფაილების მოძიება ადვილია
ნაბიჯი 1. ნათლად მონიშნეთ თითოეული საქაღალდე
დარწმუნდით, რომ ჩანართზე დაწერილი დიდია, იკითხება და აზრი აქვს თქვენ და თქვენს ოფისს ან ოჯახს. გამოიყენეთ ეტიკეტის მწარმოებელი დამატებითი სიცხადისთვის.
ნაბიჯი 2. დაე თითოეულ უჯრას ჰქონდეს საკუთარი კატეგორია და ასევე დაასახელეთ იგი მკაფიოდ
დაყავით თქვენი ფაილები უჯრებში თქვენთვის გასაგები გზებით, თითოეული უჯრა შეიცავს ცალკე კატეგორიას. თითოეული კატეგორია უნდა შეიცავდეს დაკავშირებულ ფაილებს, რაც დაგეხმარებათ ნივთების მარტივად პოვნაში.
- ფინანსური ინფორმაცია, როგორიცაა საგადასახადო დოკუმენტები, საინვესტიციო ფაილები და იპოთეკური განცხადებები, შეიძლება ერთ უჯრაში იყოს.
- პირადი დოკუმენტები, როგორიცაა დაბადების მოწმობები, პასპორტები და სამედიცინო ჩანაწერები შეიძლება სხვა უჯრაში იყოს.
- სხვადასხვა ნივთების ინსტრუქციები შეიძლება სხვაგან წავიდეს.
ნაბიჯი 3. განიხილეთ ფერადი საქაღალდეების გამოყენება
თუ შესაბამის ფერს მეხსიერებას დაუთმობთ, ეს თქვენს ნაშრომებს ბევრად გაუადვილებს პოვნას. თუ თქვენ უკვე გაქვთ მანილის საქაღალდეები, დაამატეთ ფერი მათ ჰაილაითერებით ან ფერადი მარკერით. ფერადი ეტიკეტები შეიძლება გამოყენებულ იქნას უფრო დახვეწილი იმავე მიზნით.
ნაბიჯი 4. გამოიყენეთ თქვენი ფერის სისტემა, რათა შექმნათ ქვეკატეგორიები თქვენს უჯრაში
მაგალითად, საინფორმაციო მასალების უჯრა შეიძლება დაიყოს საქაღალდეებად, როგორიცაა "ელექტრონიკის სახელმძღვანელო", "ელექტრო ინსტრუმენტის სახელმძღვანელო" და "დასუფთავების მარაგის სახელმძღვანელო".
ნაბიჯი 5. შეცვალეთ თქვენი სისტემა, თუ ამას აზრი არ აქვს
ერთი ან ორი თვის გამოყენების შემდეგ, ნუ შეგეშინდებათ შეცვალოთ ის, რაც თქვენთვის არ მუშაობს. გადაიტანეთ სხვადასხვა ფაილი წინ, ან დაყავით კატეგორიები, რომელთა გარჩევა ძნელია. გახსოვდეთ, რომ თქვენი საბუთების კაბინეტი თქვენთვის სისტემაა და ის უნდა შეესაბამებოდეს თქვენს სამუშაო ნაკადს.
ნაწილი 4 მეოთხედან: ორგანიზაციის შენარჩუნება
ნაბიჯი 1. იყავით პროაქტიული, რომ იყოთ ორგანიზებული
დაუყოვნებლივ მიაქციეთ ყურადღება ფოსტასა და დოკუმენტებს, როდესაც ისინი შემოდიან და როგორც კი გაუმკლავდებით მათ, დაუყოვნებლივ შეიტანეთ ისინი.
ნაბიჯი 2. დააყენეთ შემოსული თქვენს სახლში ან ოფისში
გადახედეთ თქვენს შემოსულ წერილებს დღეში ერთხელ. თქვენ არ დაკარგავთ კვალს ამ გზით და ის არ დაგროვდება. შევსება არ გამოიყურება ისეთი სამუშაო, როგორც ეს კეთდება ცოტა დროს.
ნაბიჯი 3. ხშირად მოახდინეთ თქვენი კაბინეტის რეორგანიზაცია
რეკომენდებულია ყოველწლიური რეორგანიზაცია და შეგიძლიათ კვარტალშიც კი გაწმინდოთ, თუ დიდი რაოდენობით ფაილი გაქვთ. კაბინეტების შევსების არეულობის მთავარი წყარო არის ძველი დოკუმენტები, რომლებიც აღარ გჭირდებათ, ასე რომ გაწმინდეთ და გაანადგურეთ ძველი ნივთები საჭიროებისამებრ.
ნაბიჯი 4. განიხილეთ თქვენი ზოგიერთი ფაილის ციფრული მედიის გადაყვანა
რაც უფრო მეტი დოკუმენტი შეგიძლიათ შეინახოთ ციფრულ ფორმატში, მით ნაკლები ფიზიკური უწესრიგობა გექნებათ შეტანის კაბინეტში. სკანირების კარგი კანდიდატები მოიცავს ქვითრებს, შემოწირულობის მტკიცებულებებს ან საბანკო ამონაწერებს. ზოგი შეიძლება უკვე ხელმისაწვდომი იყოს ონლაინ რეჟიმში.
ნაბიჯი 5. შეადგინეთ სამაგისტრო დოკუმენტი
დოკუმენტში ახსენით, როგორ მუშაობს თქვენი შევსების სისტემა და სად მდებარეობს საგნები. გადაუდებელი ან გაუთვალისწინებელი პრობლემის შემთხვევაში, სხვებს შეიძლება დასჭირდეთ იმის ცოდნა, თუ როგორ უნდა მოძებნოთ თქვენი ფაილები.
Რჩევები
- შეინახეთ თქვენი კაბინეტები ჩაკეტილი, თუ გყავთ ცნობისმოყვარე ბავშვები ან ოჯახის წევრები.
- თუ თქვენ გაქვთ პრობლემა საკეტის გახსნისას, იხილეთ როგორ ავირჩიოთ შევსების კაბინეტის საკეტი.
- შეინახეთ ძალიან მგრძნობიარე დოკუმენტები, როგორიცაა დაბადების მოწმობა ან საკუთრების მოწმობა უსაფრთხოების საცავში ან ცეცხლგამძლე დოკუმენტის შემთხვევაში, თუ გაწუხებთ, რომ ფაილების კაბინეტი არ არის საკმარისად უსაფრთხო.
გაფრთხილებები
- თუ თქვენ ცხოვრობთ მიწისძვრისკენ მიდრეკილ ადგილას, მიამაგრეთ კარადები სტაბილურ კედელზე. ეს ხელს შეუშლის მათ პირზე დაცემას ან კარის გადაკეტვას სეისმური მოვლენის დროს.
- ჩატვირთეთ თქვენი ფაილები ფრთხილად. თუ ზედა უჯრა სავსეა და მის ქვემოთ უჯრები ცარიელია, ის შეიძლება გადაბრუნდეს.
