ქაღალდის ფაილები შეიძლება იყოს ტკივილი, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც ისინი გროვდება თქვენს სამუშაო მაგიდაზე. თქვენი მაწანწალა ქაღალდების და ქვითრების უკეთესად მოსაპოვებლად, სცადეთ დაალაგოთ თქვენი ყველა შეუსრულებელი დოკუმენტი. შემდეგი, გამოიყენეთ ფაილების კაბინეტი ან უჯრა თქვენი ფაილების დასალაგებლად სხვადასხვა საქაღალდეში. თუ გსურთ მთლიანად გამორიცხოთ თქვენი ოფისის უწესრიგობა, შეგიძლიათ ატვირთოთ თქვენი დოკუმენტები კომპიუტერზე, ვიკიზე ან სხვა ღრუბელზე დაფუძნებულ სისტემაზე. ძირითადი გეგმის გათვალისწინებით, თქვენ შეგიძლიათ უკეთ მართოთ მრავალი სახის ფაილი თქვენს ოფისში!
ნაბიჯები
3 მეთოდი 1: გაფილტვრა თქვენი დოკუმენტების საშუალებით
ნაბიჯი 1. გამოყავით დოკუმენტები, რომლებიც უნდა შეიტანოს იმ დოკუმენტებისგან, რომლებსაც თქვენ ჯერ კიდევ იყენებთ
როდესაც დაიწყებთ თქვენი ნაშრომების მოწესრიგებას, გააკეთეთ გროვა მათთვის, ვინც მზად არის გადასაგდებად და ცალკე გროვა მათთვის, ვინც თქვენს მაგიდასთან უნდა დარჩეს. მიიღეთ 2 სლოტიანი ქაღალდის ორგანიზატორი თქვენი მაგიდისთვის, რათა თქვენი დოკუმენტები იყოს ორგანიზებული პირველადი დახარისხებისა და შეტანის პროცესის შემდეგაც კი. შეინახეთ დოკუმენტები, რომლებსაც გამოიყენებთ 1 სლოტში და ის, რაც მზადაა შეიტანოთ სხვაში.
ნაბიჯი 2. შეარჩიეთ დღე ყოველ კვირას, რომ შეიტანოთ თქვენი საბუთები
ნუ მისცემთ თქვენს კალათებს ახალი დოკუმენტები კონტროლიდან; ამის ნაცვლად, გამოყავით ერთი დღე ან 2 თქვენი ფაილების დასალაგებლად და ორგანიზებისთვის. თუ თქვენ არ გაუმკლავდებით უამრავ ქვითარს და დოკუმენტს თქვენს სამუშაო ადგილზე, შეიძლება დაგჭირდეთ მხოლოდ 1 დღე სამუშაოს შესასრულებლად. თუმცა, თუ თქვენი სამუშაო მოიცავს უამრავ დოკუმენტს, შეიძლება დაგჭირდეთ 2-3 დღის გამოყოფა თქვენი არაორგანიზებული დოკუმენტების დასალაგებლად.
თქვენი ფაილების დალაგება ყოველკვირეულად ხდის ორგანიზაციის პროცესს უფრო მართვადი
ნაბიჯი 3. მონიშნეთ ყველა თქვენი ფაილი თარიღით, რათა თავიდან აიცილოთ არეულობა
ახალი დოკუმენტების წარდგენამდე, ყურადღებით შეისწავლეთ თითოეული ფაილის თარიღი და შინაარსი. თუ დოკუმენტი ეხება მიმდინარე პროექტს ან სხვა საკითხს, ჩაწერეთ "მიმდინარე" ფაილის თავზე. თუ ნაშრომი განიხილავს დასრულებულ პროექტს, დაასახელეთ ფაილი, როგორც „დასრულებული“. გარდა ამისა, მიუთითეთ დრო, როდესაც ფაილი აღარ არის საჭირო და დოკუმენტი შეიძლება გახეხილი ან გადამუშავდეს.
თუ თქვენ სწრაფად სკანირებთ ფაილებს, ეს აღნიშვნები დაგეხმარებათ სწორი ფაილის უფრო ეფექტურად პოვნაში
ნაბიჯი 4. გადაამუშავეთ ნებისმიერი შეუსაბამო დოკუმენტი მათი შეტანის ნაცვლად
ნუ იფიქრებთ, რომ ყველა ფაილი იმსახურებს ადგილს თქვენს შევსების კაბინეტში ან უჯრაში. სამაგიეროდ, გადადეთ ყუთში არასაჭირო დოკუმენტები. თუ თქვენი ფაილები შეიცავს რაიმე პირად ინფორმაციას, გაანადგურეთ დოკუმენტები მათი გადამუშავების ნაცვლად.
გაანადგურეთ ნებისმიერი ფაილი ფინანსური და ანგარიშის ინფორმაციით, თქვენი სოციალური დაცვის ნომერი ან სხვა მგრძნობიარე დეტალებით
3 მეთოდი 2: შერჩევის სისტემის შერჩევა
ნაბიჯი 1. შეარჩიეთ თქვენი ფაილების ფიზიკური შენახვის ადგილი
შეისწავლეთ თქვენი სამუშაო სივრცის განლაგება და იფიქრეთ იმაზე, თუ რა ფაილური სისტემა იქნება ყველაზე ეფექტური. თუ თქვენ გაქვთ ოფისი, დიდი შევსების კაბინეტი შეიძლება იყოს კარგი ვარიანტი. თუმცა, თუ თქვენ გაქვთ უფრო მცირე სამუშაო ადგილი, მაშინ შეტანის უჯრა ან ურნა შეიძლება უფრო ლოგიკური იყოს.
- ახალი შენახვის სისტემის შეძენისას შეეცადეთ უპირატესობა მიანიჭოთ ხარისხს ფასზე.
- თქვენი ფაილური სისტემის მიუხედავად, დარწმუნდით, რომ განათავსეთ მგრძნობიარე დოკუმენტები უსაფრთხო საქაღალდეში.
ნაბიჯი 2. დაალაგეთ თქვენი ნაშრომები თარიღის მიხედვით, თუ თქვენი ფაილები დროის მიმართ მგრძნობიარეა
შეარჩიეთ საორგანიზაციო სისტემა, რომელიც ყველაზე მეტად აფასებს თქვენს ბიზნესს ან საოფისე ფართს. თუ თქვენი სამუშაო ორიენტირებულია ვადებზე, სცადეთ შეუკვეთოთ თქვენი საქაღალდეები ბოლო თარიღით წინ. რაც დღე გადის, განაგრძეთ ახალი საქაღალდეებისა და ფაილების დამატება შეტანის კაბინეტის ან უჯრის წინ.
- მაგალითად, შეგიძლიათ გქონდეთ ცალკეული ფაილები დღეების, კვირის ან თვის განმავლობაში.
- მაგალითად, თუ საგადასახადო კონსულტანტად მუშაობთ, აზრი ექნება თქვენი კლიენტების დოკუმენტების შევსებას თარიღის მიხედვით.
- ეს სისტემა კარგად მუშაობს იმ ადამიანებისთვის, რომლებიც მუშაობენ დროის მგრძნობიარე მასალებით.
ნაბიჯი 3. შეიმუშავეთ კალენდარზე დაფუძნებული დახარისხების სისტემა, თუ საქმე გაქვთ ქრონოლოგიურ ფაილებთან
თუ საქმე გაქვთ თქვენს ოფისში არსებულ ფაილების დიდ მოცულობასთან, სცადეთ თქვენს კაბინეტებსა და უჯრაში დაამატოთ "ჩამკეტი" ფაილების სისტემა. კალენდრის მსგავსად, "tickler" სისტემა იყენებს 12 დიდ საქაღალდეს ყოველთვიურად, 28-31 ქვესაქაღალდე თან ახლავს თითოეულ დიდ საქაღალდეს თვის ყოველი დღისთვის. სცადეთ გამოიყენოთ ეს მეთოდი, თუ გაქვთ თარიღზე ორიენტირებული სამუშაო.
- მაგალითად, თუ თქვენ მუშაობთ საექსპორტო კომპანიაში, შეიძლება უფრო ადვილი იყოს თქვენი ფაილების დალაგება თვის და თარიღის მიხედვით, ზოგადი კატეგორიის ნაცვლად.
- ეს სისტემა უკეთესია მათთვის, ვინც უპირატესობას ანიჭებს კონკრეტულ, რიცხვით ორგანიზაციას, განსხვავებით ფერადი კოდირებისა.
ნაბიჯი 4. დაალაგეთ თქვენი ფაილები თემის მიხედვით, თუ გირჩევნიათ თქვენი ნაშრომების კატეგორიზაცია
შეარჩიეთ თქვენი საქაღალდეების სხვადასხვა კატეგორიები, შემდეგ შეუკვეთეთ ისინი შესაბამისობის მიხედვით. კაბინეტის ან უჯრის მოწყობისას, განათავსეთ საქაღალდეები ყველაზე აქტუალური და მნიშვნელოვანი წინ. განაგრძეთ თქვენი ფაილების დახარისხება ამის გათვალისწინებით, ასე რომ თქვენ გექნებათ მარტივი წვდომა მნიშვნელოვან დოკუმენტებზე.
მაგალითად, თუ თქვენ ხართ კომპანიის ფინანსური მრჩეველი, უფრო გონივრული იქნება თქვენი დოკუმენტების დალაგება მნიშვნელობისა და შესაბამისობის მიხედვით, როგორიცაა "ინვესტიციები", "სახელფასო" და "გადასახადები"
ნაბიჯი 5. აირჩიეთ ფართო კატეგორიის სახელები თქვენი ფაილებისთვის
არ გამოიყენოთ გრძელი, ზედმეტად სპეციფიკური ეტიკეტები თქვენი საქაღალდეებისთვის. სამაგიეროდ, ეცადეთ შეარჩიოთ ზოგადი, ჩათვლით ეტიკეტები, რათა შემდგომში არ გაგიჭირდეთ ახალი ფაილების დახარისხება. თუ გსურთ შექმნათ უფრო კონკრეტული ფაილური სისტემა, სცადეთ დაამატოთ ქვესაქაღალდეები თქვენს უფრო დიდ, უფრო ზოგად ფაილ სისტემაში.
მაგალითად, "ხარჯების ანგარიშები 3 აპრილისთვის" არ იქნება კარგი კატეგორია ზოგადი საქაღალდისთვის, რადგან ის ძალიან სპეციფიკურია. ამის ნაცვლად, დაასახელეთ საქაღალდე, როგორც "ხარჯების ანგარიშები", რაც ბევრად უფრო ღიაა
რჩევა:
ეტიკეტის შემქმნელი არის მარტივი და ეფექტური გზა თქვენი ფაილების კატეგორიზაციისთვის.
ნაბიჯი 6. ფერადი კოდი თქვენი დოკუმენტები ვიზუალურად მიმზიდველი სისტემის შესაქმნელად
ინვესტიცია ჩადეთ სხვადასხვა ფერის საქაღალდეებსა და ეტიკეტებში. შემდეგი, მიანიჭეთ ფაილების სხვადასხვა კატეგორიები საქაღალდისა და ეტიკეტის სხვადასხვა ფერს, ასე რომ თქვენ შეძლებთ შეინახოთ თქვენი ფაილირების სისტემა. შეეცადეთ გამოიყენოთ ერთი და იგივე ფერები და კატეგორიები თქვენი შენახვის კაბინეტებსა და უჯრაში, ასე რომ თქვენ შეძლებთ სხვადასხვა ფაილების სწრაფ და ეფექტურ წვდომას.
- მაგალითად, მიუთითეთ თქვენი ყვითელი საქაღალდეები ელ.ფოსტის კორესპონდენციისთვის, წითელი საქაღალდეები საგადასახადო ფორმებისთვის და მწვანე საქაღალდეები სახელფასო სახელისთვის.
- შეეცადეთ გამოიყენოთ ფერადი სქემები და ეტიკეტები, რომლებიც ადვილად დასამახსოვრებელია. მაგალითად, მწვანე შეიძლება იყოს დიდი ფერის ნიშანი ფინანსური ფორმებისთვის, რადგან მწვანე ფერი ხშირად ასოცირდება ფულთან.
- ეს სისტემა საუკეთესოა ვიზუალური მოსწავლეებისთვის.
მეთოდი 3 -დან 3: ციფრული მიდგომის გამოყენება
ნაბიჯი 1. დაასკანირეთ თქვენი ქაღალდის ფაილები ციფრულად შესანახად
როდესაც დაამატებთ ახალ ფაილს თქვენს კაბინეტში ან უჯრაში, გამოიყენეთ სკანერი ფაილის ციფრული ვერსიის თქვენს კომპიუტერში ასატვირთად. თუ თქვენ გჭირდებათ ფაილზე სწრაფად წვდომა, თქვენ გექნებათ ბევრად უფრო სწრაფი და ადვილი დრო დესკტოპის კომპიუტერზე ძებნისას, ვიდრე რამოდენიმე საქაღალდეში. თუ თქვენი ფაილირების მთელი სისტემა დაფუძნებულია ქაღალდზე, სკანირება და ატვირთვა თქვენი ფაილების ციფრული სარეზერვო ასლის შესაქმნელად.
- ნუ ნერვიულობთ, თუ არ გაქვთ ციფრული შევსების სისტემა! უბრალოდ დაასკანირეთ და ატვირთეთ თქვენი ფაილები ერთდროულად 1 საქაღალდეში.
- თქვენ ასევე შეგიძლიათ ფაილების სკანირება ტელეფონის გარკვეული პროგრამების გამოყენებით.
ნაბიჯი 2. შეარჩიეთ ყველა თქვენი ფაილის თანმიმდევრული სახელები
შეარჩიეთ ეტიკეტები თქვენი ციფრული დოკუმენტებისათვის, რომელთა ძებნა და წვდომა ადვილია. იდეალურ შემთხვევაში, შეეცადეთ ეს ფაილები დაიცვან მათ თანმიმდევრულად, როგორიცაა თარიღი ან გვარი, რადგან ეს მათ უფრო ადვილად დაალაგებს. საჭიროების შემთხვევაში, შეიტანეთ შესაბამისი ადგილები, მონაცემთა ნაკრები ან ვერსიის ნომრები თქვენი ფაილების სათაურებში.
- არ გამოიყენოთ რაიმე სპეციალური სიმბოლო თქვენი ფაილის სათაურებში, რადგან კომპიუტერები ვერ ახერხებენ მათ სწორად დამუშავებას.
- მაგალითად, დაასახელეთ თქვენი დოკუმენტი 20031124, როდესაც მიუთითებთ კონკრეტულ თარიღს, როგორიცაა 2003 წლის 24 ნოემბერი.
ნაბიჯი 3. დაალაგეთ თქვენი ციფრული ფაილები საქაღალდეებით და ქვესაქაღალდეებით
ფაილების კაბინეტის მსგავსად, გამოიყენეთ სხვადასხვა ციფრული საქაღალდე თქვენი დასკანერებული დოკუმენტების შესანახად და მოსაწყობად. თქვენს სამუშაო მაგიდაზე შექმენით და მონიშნეთ მრავალი საქაღალდე, რომლებიც ეხება თქვენს ატვირთულ ფაილებს. თუ გსურთ გამოიყენოთ უფრო კონკრეტული კატეგორიები, შექმენით რამდენიმე ქვესაქაღალდე თითოეულ უფრო დიდ საქაღალდეში. განაგრძეთ მუშაობა ციფრულ საქაღალდეებთან, სანამ არ იპოვით სისტემას, რომელიც თქვენთვის კარგად მუშაობს!
მაგალითად, თუ თქვენ გაქვთ საქაღალდე სახელწოდებით "გადასახადები", შეგიძლიათ შექმნათ რამდენიმე ქვესაქაღალდე სხვადასხვა წლის განმავლობაში
ნაბიჯი 4. ატვირთეთ თქვენი დოკუმენტები ვიკიში, რათა მრავალმა ადამიანმა შეძლოს მათზე წვდომა
თუ თქვენი სამუშაო სივრცე უფრო თანამშრომლობითია, შექმენით ონლაინ ვიკი, რომელზეც წვდომა ექნება თქვენს თანამშრომლებსა და ზემდგომებს. ვიკიში შესვლის შემდეგ გამოიყენეთ "ინსტრუმენტების ყუთის" განყოფილება "ატვირთვის ფაილის" ღილაკზე წვდომისათვის. ამ ფუნქციის წყალობით, თქვენ შეგიძლიათ დაუკავშიროთ თქვენი ახლად ატვირთული დოკუმენტი სხვადასხვა ადამიანებს, რომლებსაც შეუძლიათ ახლა ნახონ და წვდომა იქონიონ ფაილზე.
გაითვალისწინეთ, რომ ნებისმიერს შეუძლია შეცვალოს ფაილები ვიკიზე
ნაბიჯი 5. გამოიყენეთ ღრუბელზე დაფუძნებული პროგრამული უზრუნველყოფა დოკუმენტების გადაადგილებისთვის
ჩამოტვირთეთ აპლიკაცია ან სხვა ციფრული სერვისი, რომელიც მუშაობს როგორც კომპიუტერებზე, ასევე მობილურ მოწყობილობებზე. თქვენი ფაილების 1 ადგილზე შესანახად გამოიყენეთ ეს სერვისი თქვენი ფაილების სურათების ასატვირთად, რათა მათი შენახვა მოხდეს ღრუბელზე დაფუძნებულ პროგრამულ უზრუნველყოფაში. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგიერთი პროგრამული უზრუნველყოფა უფასოა, შეიძლება დაგჭირდეთ გადახდა მეტი საცავის მისაღებად.
