მემორანდუმი, ან მემორანდუმი, არის გზავნილი, რომელიც მორგებულია კონკრეტულ აუდიტორიაზე, რათა მათ რაღაცეები გააცნონ. ჩანაწერები არის ზოგადი საოფისე დოკუმენტი, ასე რომ მათ შეუძლიათ დაფარონ მრავალფეროვანი თემატიკა და გავრცელდეს ქაღალდზე, ფაქსით ან ელექტრონული ფოსტით. საერთოდ, თქვენი ჩანაწერის ფორმალობა დამოკიდებულია ორგანიზაციაზე, რომელზეც მუშაობთ და თემის იურიდიულ ბუნებაზე. შენობის სარემონტო ჩანაწერი, როგორც წესი, უნდა აცნობოს მოიჯარეებს, თანამშრომლებს, მესაკუთრეებს ან მუშაკებს იმ აუცილებელი რემონტის შესახებ, რომელიც გავლენას მოახდენს მათ გარემოზე. გაეცანით როგორ დავწეროთ მემორანდუმი შენობის რემონტისთვის.
ნაბიჯები
ნაბიჯი 1. მოითხოვეთ წინა მემორანდუმის ასლები
თქვენ შეგიძლიათ გაგრძნობინოთ თქვენი ორგანიზაციის ტონი და ფორმალობა წარსული შეტყობინებების მაგალითების გათვალისწინებით. სთხოვეთ თქვენს უფროსს მხოლოდ ის ნიმუშები მიაწოდოს, რომლითაც ისინი კმაყოფილნი დარჩნენ.
ნაბიჯი 2. მიიღეთ საკონტაქტო ინფორმაციის ასლები ყველა იმ პირისთვის, ვინც დაზარალებულია ამ ჩანაწერით
თქვენ დაგჭირდებათ თითოეული მხარის ასლის გაგზავნა და შეიძლება რამდენიმე დღე ან კვირა დასჭირდეს ყველა საჭირო მისამართის ან ელ.ფოსტის მისაღებად.
ნაბიჯი 3. შეაგროვეთ ნებისმიერი ფაქტი, რომელიც აუცილებელია შენობის რემონტის საჭიროების დასადასტურებლად
თუ საცხოვრებელი სახლის ან ბინის საბჭომ მიიღო შუამდგომლობა რემონტის დამტკიცების შესახებ, მოითხოვეთ შუამდგომლობის ასლი, რათა მოხდეს მისი მოთხოვნა ან განაწილება. რაც უფრო დიდია რემონტი, მით მეტი მტკიცებულება დაგჭირდებათ.
ნაბიჯი 4. ვადების დადგენა
ძირითადი რემონტისთვის შეიძლება დაგჭირდეთ წინასწარ გაგზავნოთ მემორანდუმი, რათა მათ შეძლონ საჭირო საცხოვრებლის განთავსება. თუ რემონტი არის ბოლო წუთს, გადაწყვიტეთ თარიღი და დრო, როდესაც ეს მოხდება, მათ შორის ადამიანებისთვის საცხოვრებლის განთავსების დრო.
ნაბიჯი 5. დაწერეთ თქვენი შენიშვნის მონახაზი
ნებისმიერი ბიზნეს ნაწერი გამოიყენება მკითხველის დასარწმუნებლად რაღაცაში. სათაურებში შეადგინეთ პროექტი, რომელიც შეიცავს მემორანდუმის თემას, აღწერას, ვადებს და თარიღებს, მტკიცებულებას და შემდგომ საკონტაქტო ინფორმაციას.
ნაბიჯი 6. შექმენით თქვენი ჩანაწერი
გამოიყენეთ კომპანიის ლოგო და სტრუქტურა, თუ ეს იქნება შენიშვნა, რომელიც დამზადებულია კომპანიის სახელით. ქვემოთ მოცემულია მითითებები ჩანაწერის ფორმატირებისთვის:
- განათავსეთ ადრესატის სახელი ტექსტის დამუშავების დოკუმენტის ზედა მარცხენა კუთხეში. ეს შეიძლება იყოს ზოგადი ან კონკრეტული სახელი, მაგრამ ის ადვილად ამოსაცნობი უნდა იყოს, რათა ადამიანმა იცოდეს შენობის სარემონტო ჩანაწერი ეხება მათ.
- შემდეგი, ჩაწერეთ პირი, ხალხი ან კომპანია, რომელიც წერს წერილს. თუ თქვენ წერთ მემორანდუმს დეპარტამენტისთვის ან კომპანიისათვის, შეიძლება დაგჭირდეთ დამტკიცების მოთხოვნა სანამ სხვისი სახელით გაგზავნით წერილს.
- განათავსეთ თარიღი ქვემოთ. ჩანაწერები უნდა შეიქმნას საკმაოდ სწრაფად, რადგან ისინი ჩვეულებრივ ვინმეს სთხოვენ დროულად შენიშნოს რაღაც.
- დაწერეთ შენობის განახლების მემორანდუმის საგანი, საუკეთესო აღწერითი სიტყვების გამოყენებით. მაგალითად, "საგანი: შენობის რემონტი" ჩაწერის ნაცვლად დაწერეთ "ლიფტების შეკეთება, 30 აგვისტო დილის 6 საათიდან დილის 8 საათამდე".
- დაწერეთ შეტყობინების ძირითადი ნაწილი. დაწერეთ მიზანი, რატომ არის საჭირო რემონტი, რატომ სარგებლობს რემონტი მკითხველისთვის და აუცილებელი მტკიცებულება, როგორიცაა შენობის კოდი ან უსაფრთხოების საკითხები. იყავი პირდაპირი; შეეცადეთ არ შეიტანოთ წერა, რომელიც მხარს არ უჭერს თქვენს შეტყობინებას.
ნაბიჯი 7. საჭიროების შემთხვევაში ჩართეთ ტყვიის წერტილები ან სიები
ადამიანები უფრო ხშირად კითხულობენ ჩანაწერებს, რომლებიც არ არიან ტექსტის ბლოკები. ვინაიდან ჩანაწერები საკმაოდ არაფორმალურია, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ცხრილები ან გამოიყენოთ თამამი ტექსტი რემონტის ვადის ან მიზნის გარკვეული მონაკვეთის ხაზგასასმელად.
ნაბიჯი 8. შეცვალეთ თქვენი ჩანაწერი 1 გვერდზე
თუ ბევრ ადამიანს გადასცემთ მემორანდუმს, საუკეთესო საშუალება იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ისინი წაიკითხავენ არის მოკლედ. თუ ის ძალიან გრძელია და მიზანი დაუყოვნებლივ არ არის გასაგები, მათ შეუძლიათ გადაყარონ იგი თავისუფალი დრომდე.
ეს არ ეხება იურიდიულ მემორანდუმს და ზოგიერთი კომპანიის მემორანდუმს, რომელიც მოიცავს შენობის ანგარიშებს ან გამგეობის შუამდგომლობას. დარწმუნდით, რომ იცით რა ხანგრძლივობას ელოდება თქვენი აუდიტორია
ნაბიჯი 9. დაამტკიცეთ თქვენი ჩანაწერი ორთოგრაფიული და გრამატიკული შეცდომებისთვის
თუ თქვენი წერის უნარი არ არის ძლიერი, მიეცით ის უფროსს ან კოლეგას, რომელსაც შეუძლია მისი რედაქტირება.
ნაბიჯი 10. ხელი მოაწერეთ წერილს
მას შემდეგ რაც დამტკიცდება, თქვენ მოგინდებათ ხელი მოაწეროთ და დათარიღოთ იგი ოფიციალურად. შეიტანეთ თქვენი საკონტაქტო ინფორმაცია და ვინმეს საკონტაქტო ინფორმაცია, ვისაც მათ შეუძლიათ კითხვების დასმა შენიშვნის ბოლოში.
ნაბიჯი 11. ჩართეთ საჭირო დანართები
დაბეჭდეთ მემორანდუმის ასლები და დანართები თითოეული თქვენი კონტაქტისთვის. მიამაგრეთ ისინი მემორანდუმში მიწოდებამდე.
ნაბიჯი 12. მიაწოდეთ თქვენი შენიშვნა დროულად
ადამიანებს დასჭირდებათ დრო, რომ განახორციელონ გეგმები რემონტის დროს, ამიტომ შეეცადეთ მიაწოდოთ ინფორმაცია მათ გამოცხადებისთანავე.
