რამოდენიმე რამ უფრო მნიშვნელოვანია შეუფერხებელი ოფისისთვის, ვიდრე შევსების სისტემა, რომელიც მუშაობს. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ხართ მხოლოდ ერთი, ვინც წვდება ფაილებს ან იზიარებთ თანამშრომლებს, თქვენ მიერ არჩეული ფაილების სისტემა უნდა იყოს ორგანიზებული, რათა ყველამ იპოვოს ის, რასაც ეძებს. თუ შევსების სისტემა ძნელია გამოსაყენებლად, თქვენ ჩამოკიდებთ ქაღალდებს იმის შიშით, რომ არ დაკარგოთ ისინი ფაილებში და მალე გექნებათ ქაღალდების გროვები, რომლებიც დაფარავს თქვენს მაგიდას.
ნაბიჯები
ნაბიჯი 1. გადაწყვიტეთ შევსების სისტემა
რაც არ უნდა იყოს, მას აზრი უნდა ჰქონდეს, ასე რომ თქვენ ზუსტად იცით სად არის თითოეული ნაჭერი ქაღალდი. თქვენი ვარიანტებია:
- ანბანის მიხედვით. ეს სისტემა საუკეთესოა მაშინ, როდესაც თქვენი ფაილების უმეტესობა იქნება კლიენტების, პაციენტების ან მომხმარებლების სახელები.
- საგანი ან კატეგორია: ფაილური სისტემების უმეტესობა ორგანიზებულია საგნის ან კატეგორიის მიხედვით, რომელიც კარგად მუშაობს სწორად დაყენებისას, მაგრამ ასევე შეიძლება იყოს ყველაზე დამაბნეველი, როდესაც ეს ასე არ არის.
- რიცხვითი/ქრონოლოგიური. ეს საუკეთესოდ ხდება მაშინ, როდესაც თქვენი ფაილები შედგება ძირითადად დანომრილი ან დათარიღებული მასალისაგან, როგორიცაა შესყიდვის შეკვეთები ან ქვითრები.
ნაბიჯი 2. შეავსეთ თქვენი ფაილის უჯრა ჩამოკიდებული საქაღალდეებით
ჩამოკიდებული საქაღალდეები არასოდეს ამოიშლება, მოქმედებენ როგორც მანილის კონვერტების ადგილის დამჭერი, რომლებსაც ამოიღებთ უჯრიდან.
ნაბიჯი 3. დაალაგეთ თქვენი ნაშრომები გროვებად კატეგორიის მიხედვით
თუ გროვის სიმაღლე აღემატება ერთ ან ორ ინჩს, გაყავით იგი ქვეკატეგორიებად. თუ გროვა ძალიან თხელია, შეუთავსეთ მას სხვა სახელი და დაარქვით სახელი. გროვების სახელებმა უნდა გაადვილოს იმის დადგენა, თუ რომელ გროვაში შედის თითოეული ნაჭერი ქაღალდი.
ნაბიჯი 4. მოათავსეთ თითოეული გროვა მანილის საქაღალდეში და დაასახელეთ იგი მკაფიოდ
უმჯობესია გამოიყენოთ საქაღალდეები ჩანართებით, რომლებიც ცენტრშია და არა გადატანილი, რადგან ეს ფაილებს უფრო სუფთა ხდის.
ნაბიჯი 5. მოათავსეთ მანილის საქაღალდეები ჩამოკიდებულ საქაღალდეებში
ფაილების უმეტესობისთვის, რეგულარული ჩამოკიდებული საქაღალდეები იმუშავებს, მაგრამ სქელი ფაილებისთვის ან ფაილებისთვის თქვენ უნდა იყოთ ქვეკატეგორიებად, გამოიყენეთ ყუთის ქვედა საქაღალდეები. თქვენ შეგიძლიათ შეუკვეთოთ საქაღალდეები, როგორც გსურთ, მაგრამ ადამიანების უმეტესობა ამ ეტაპზე იყენებს ანბანურ სისტემას.
ნაბიჯი 6. მონიშნეთ ჩამოკიდებული საქაღალდეები იგივე სახელებით, როგორც მანილას საქაღალდეები
მოათავსეთ ყველა პლასტიკური ჩანართი საქაღალდის მარცხნივ, თუ თქვენ არ იყენებთ გვერდითი ფაილების კაბინეტს. გვერდითი ფაილებისთვის, რომლებიც გადის უჯრიდან მარცხნივ მარჯვნივ, ვიდრე წინ უკან, მოათავსეთ ჩანართები მარჯვენა მხარეს.
ნაბიჯი 7. განათავსეთ ჩამოკიდებული და მანილის საქაღალდეები ფაილების მახლობლად, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ მარტივად დაამატოთ საქაღალდე, თუ აღმოჩნდებით ქაღალდის ნაჭრით, რომელიც არ ეკუთვნის არსებულ საქაღალდეს
მოერიდეთ ძალიან სქელი ან ძალიან თხელი საქაღალდეებს. თქვენ შეიძლება დაგჭირდეთ საქაღალდეების ხელახალი წარწერა და ქაღალდების გადანაწილება, თუ გადაწყვეტთ, რომ საჭიროა ხელახალი კატეგორიზაცია.
ნაბიჯი 8. წლის ბოლოს ამოიღეთ ყველა საქაღალდე, მონიშნეთ ახალი მანილის საქაღალდეები იმავე კატეგორიის სახელებით და განათავსეთ ისინი ფაილებში
გაიარეთ ძველი საქაღალდეები, რომ ნახოთ საჭიროა თუ არა რაიმე გადასცეს მიმდინარე ფაილებს და დანარჩენი განათავსეთ თქვენს არქივში.
Რჩევები
თქვენ შეიძლება ცდუნოთ დააკოპიროთ თქვენი ფაილები, გამოიყენოთ თქვენი კომპიუტერი ფაილების ეტიკეტების დასაბეჭდად ან სხვაგვარად გახადოთ თქვენი ფაილები უფრო მიმზიდველი. თუმცა, როდესაც თქვენ უნდა შეიტანოთ ცვლილება, როგორიცაა ერთი საქაღალდის დამატება, თქვენ არ იქნებით ბედნიერი, თუ აღმოაჩენთ, რომ თქვენ არ ხართ სწორი ფერის საქაღალდეებიდან ან ხელით უნდა დაწეროთ ფაილის ეტიკეტი. უმჯობესია ყველაფერი მარტივი იყოს
გაფრთხილებები
- არასოდეს შექმნათ სხვადასხვა გროვა იმისთვის, რისი კატეგორიაც არ შეგიძლიათ, რადგან ყველაფერი იქ დასრულდება.
- მას შემდეგ რაც შექმნით შევსების სისტემას, თქვენ უნდა გააგრძელოთ თქვენი შევსება. ყოველდღე დაუთმეთ დრო, რომ აიღოთ ქაღალდი თქვენი სამუშაო მაგიდიდან და შეიტანოთ ისინი. წინააღმდეგობა გაუწიეთ თქვენს ფაილების თავზე ღრმა შევსების კალათის დაყენებას, რადგან თქვენ უბრალოდ შეავსებთ მას და ის გახდება სხვა ფაილი.
