საოფისე ფაილების ორგანიზება შეიძლება იყოს რთული ამოცანა, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გაქვთ დიდი რაოდენობით ფაილები და დოკუმენტები, მაგრამ ეს არ უნდა იყოს მტკივნეული პროცესი. წინასწარ დაგეგმვა და ფაილური სისტემის გადაწყვეტა დაგეხმარებათ თქვენი ფაილების ორგანიზებაში, თქვენი ბიზნესის შესატყვისად და იმის უზრუნველსაყოფად, რომ თქვენ იპოვით მნიშვნელოვან დოკუმენტებს უფრო ეფექტურად. მას შემდეგ რაც თქვენი ფაილები მოწესრიგებული გაქვთ, თქვენ უნდა მიყვეთ თანმიმდევრულ სისტემას, რომ შეინარჩუნოთ თქვენი ფაილები ამ გზით.
ნაბიჯები
3 მეთოდი 1: სისტემის განვითარება
ნაბიჯი 1. შექმენით ფაილის კატეგორიები
პირველი რაც უნდა გააკეთოთ, თუ გსურთ თქვენი ფაილების ორგანიზება, გადაწყვიტეთ რა ძირითად კატეგორიებს გამოიყენებთ დასალაგებლად. სხვადასხვა სახის ოფისებს ექნებათ სხვადასხვა სახის კატეგორიები, მაგრამ ზოგადი სისტემა იგივეა. თქვენ უნდა გაარკვიოთ სისტემა, რომელიც დაალაგებს თქვენს ფაილებს მნიშვნელოვანი გზით.
მაგალითად, თუ თქვენ მუშაობთ იურიდიულ ოფისში და გჭირდებათ კლიენტების ფაილების ორგანიზება, შეგიძლიათ დაალაგოთ საქმის ზოგადი ტიპები: სასამართლო, სასამართლო, კორპორატიული, ადმინისტრაციული და სხვა
ნაბიჯი 2. შექმენით ქვეკატეგორიები
თითოეულ ცალკეულ კატეგორიაში შეგიძლიათ უფრო კონკრეტული გახდეთ ქვეკატეგორიების ჩამონათვალის შემუშავებით. ნებისმიერი ცალკეული ფურცელი, რომელიც უნდა იყოს შევსებული, შეიძლება განისაზღვროს ორი ტერმინით - ზოგადი კატეგორია და შემდეგ ქვეკატეგორია.
მაგალითად, თუ თქვენ ადგენთ ფინანსური საკითხების შეტანის სისტემას, შეიძლება გქონდეთ ზოგადი კატეგორია "გამავალი გადახდები" და შემდეგ ჩამოაყალიბოთ გამყიდველების, მომწოდებლების, მომსახურების, პროფესიონალებისა და ადმინისტრაციული ხარჯების ქვეკატეგორიები
ნაბიჯი 3. გამოიყენეთ ფერადი კოდირების სისტემა
ეს მარტივად ჟღერს, მაგრამ ეს შეიძლება იყოს ძალიან ეფექტური გზა თქვენი ფაილების სწრაფი წვდომის ორგანიზებისთვის. გადაწყვიტეთ რამდენი განსხვავებული კატეგორია გექნებათ თქვენს შევსების სისტემაში და შემდეგ გამოიყენეთ ამდენი ფერის საქაღალდე.
იმის ნაცვლად, რომ გამოიყენოთ სრულიად ფერადი საქაღალდეები, შეგიძლიათ გამოიყენოთ მანილის ჩვეულებრივი საქაღალდეები და მიიღოთ ფერადი სტიკერები. ამის შემდეგ შეგიძლიათ მიამაგროთ სტიკერები ზედა ჩანართზე, საქაღალდის კიდეზე, ან ორივე მეტი ხილვადობისთვის
ნაბიჯი 4. მონიშნეთ ფაილები
თქვენს ოფისში არსებულ თითოეულ ფაილს აქვს მკაფიო ადგილი. თქვენ უნდა დაწეროთ ეტიკეტი თითოეული საქაღალდის ჩანართზე მკაფიოდ და სისუფთავე, ასე რომ თქვენ იცით სად არის იგი. თითოეული ცალკეული საქაღალდის ეტიკეტი უნდა დაიწყოს ზოგადი კატეგორიით და შემდეგ მოჰყვეს კონკრეტული ქვეკატეგორია. მაგალითად, საქაღალდეში, რომელიც შეიცავს თქვენს გამყიდველებს გადახდების ჩანაწერებს, ეტიკეტი აქვს „გამავალი გადახდები / გამყიდველები“.
- ეტიკეტები თითოეულ ფაილზე უნდა იყოს დაბეჭდილი რაც შეიძლება სისუფთავე და თანმიმდევრულად. თქვენ ძალიან მარტივად შეგიძლიათ შეიძინოთ პროგრამული პაკეტები, რომლებიც საშუალებას მოგცემთ ფორმატირდეთ ლეიბლები, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ აკრიფოთ და დაბეჭდოთ ისინი თქვენი კომპიუტერის გამოყენებით.
- თუ თქვენ დაბეჭდავთ თქვენს ლეიბლებს თქვენი კომპიუტერით, უნდა გამოიყენოთ თანმიმდევრული შრიფტის ზომა და სტილი. თუ ბეჭდავთ ხელით, უნდა შეეცადოთ იყოთ თანმიმდევრული და მაქსიმალურად სისუფთავე.
ნაბიჯი 5. დაალაგეთ ფაილები ანბანის მიხედვით
როდესაც თქვენი ფაილების სისტემა ჩამოყალიბდება და თქვენ შექმნით თქვენს ყველა საქაღალდეს, მაშინ მოაწესრიგეთ ისინი. თქვენ უნდა დაალაგოთ ზოგადი საქაღალდეები ანბანის მიხედვით. თითოეულ ზოგად საქაღალდეში, ქვეკატეგორიები ასევე უნდა დალაგდეს ანბანის მიხედვით.
თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ინფორმაციის დალაგება თარიღის მიხედვით და არა თემის ეტიკეტის მიხედვით. თუ ასეა, მაშინ თქვენ თავად უნდა გადაწყვიტოთ, უფრო აზრი აქვს თუ არა თქვენი ფაილების დალაგებას უახლესი ნივთებით წინ და გადავიდეს ძველზე, ან პირიქით
ნაბიჯი 6. დატოვეთ რამდენიმე სანტიმეტრი სივრცე თითოეულ შევსების უჯრაში
როდესაც შექმნით თქვენს ფაილების შევსების სისტემას, თქვენ უნდა დატოვოთ ადგილი ფაილების გასაზრდელად. რაც დრო გადის, თქვენ უეჭველად მიიღებთ მეტ ნაშრომს თითოეულ საქაღალდეში დასამატებლად. დატოვეთ ადგილი თქვენი ფაილების გაფართოებისთვის. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ გექნებათ რთული ამოცანა, რომ გადაიტანოთ მთელი სექციები ან უჯრა, რათა გაათავისუფლოთ ადგილი.
მეთოდი 2 დან 3: დალაგება არათანმიმდევრული ფაილების
ნაბიჯი 1. შეაგროვეთ ყველა მასალა, რომელსაც სჭირდება შეტანა
თუ თქვენ იწყებთ ნაშრომების კრებულს, რომელიც არ იყო ორგანიზებული და არეულობაშია, თქვენ უნდა დაიწყოთ ქაღალდების ერთმანეთთან ერთად გაყვანით. იპოვნეთ სამუშაო ადგილი და შეაგროვეთ ყველაფერი ერთ გროვაში. ამის შემდეგ თქვენ შეძლებთ იმუშაოთ ორგანიზებაზე.
ნაბიჯი 2. გამოყავით ნაშრომები ორ ჯგუფად "სამოქმედო" და "შევსებისათვის"
”როგორც პირველი ნაბიჯი, თქვენ უნდა შექმნათ საქაღალდე ან გროვა ყველაფრისთვის, რაც მოითხოვს დაუყოვნებლივ მოქმედებას. ეს ნაშრომები არ უნდა იყოს შეტანილი, ან შეიძლება არ გახსოვდეთ სამუშაოს შესრულება, რაც გასაკეთებელია. გადადეთ ეს "მოქმედების" საქაღალდე, რომ მალე მოგვარდეს. შემდეგ გააგრძელეთ დარჩენილი ქაღალდების შევსება.
მოაწყეთ "მოქმედების" ფაილი. ნაშრომები, რომლებიც სასწრაფოდ უნდა იქნას განხილული, უნდა დაიყოს უფრო მცირე ჯგუფებად იმ სამუშაოს საფუძველზე, რაც თქვენ გჭირდებათ. მაგალითად, შექმენით ისეთი ქვეკატეგორიები, როგორიცაა ზარი, წერა, მიწოდება და გადახდა
ექსპერიმენტის რჩევა
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
ნაბიჯი 3. აიღეთ თითოეული ქაღალდი ერთხელ
როდესაც თქვენ დაარეგულირებთ ფხვიერ ნაშრომებს, რომელსაც თქვენ შეიტანთ, მიიღეთ გადაწყვეტილებები თითოეული მათგანის განხილვისას. აიღეთ ნაშრომი, წაიკითხეთ, გადაწყვიტეთ რომელ კატეგორიას და ქვეკატეგორიას მიეკუთვნება თქვენი შეტანის სისტემა და შემდეგ გადადეთ. ამ გზით მუშაობა დაგეხმარებათ თანმიმდევრულობაში შეიტანოთ თქვენი დოკუმენტები და დაგეხმარებათ დაზოგოთ დრო თითოეულ ნივთზე მხოლოდ ერთხელ.
თითოეული ნივთის განხილვისას თქვენ უნდა განსაზღვროთ გჭირდებათ თუ არა მისი შენახვა. თუ ნაშრომი არის ის, რაც უკვე განიხილება და არ არის ის, რაც თქვენ უნდა შეინახოთ როგორც ჩანაწერი, მაშინ განიხილეთ მისი გაუქმება და არა მისი შეტანა
ნაბიჯი 4. თითოეული ელემენტის გახსნა
თქვენს ხელთ არსებული საბუთების უმეტესობა ალბათ მოვიდა მიმოწერაში და სავარაუდოდ იქნება კონვერტებში და დაკეცილი. ამოიღეთ ფურცლები კონვერტებიდან, გახსენით ბინა და შემდეგ შეიტანეთ. თითოეული ქაღალდის ამგვარად შევსება ეხმარება თქვენს საქაღალდეებს ერთნაირად მოთავსდეს ფაილების უჯრაში, ამობურცვის გარეშე, სადაც იკეცება ქაღალდები.
- გადაწყვიტეთ გჭირდებათ თუ არა კონვერტების შენახვა. უმეტეს შემთხვევაში, კონვერტები ზედმეტია და მათი გადაგდება შესაძლებელია. თუმცა, თუ ფიქრობთ, რომ შეიძლება დაგჭირდეთ მიწოდების მტკიცებულება ან საფოსტო მარკის მტკიცებულება, მაშინ კონვერტი უნდა შეაკრათ ქაღალდებს და შეინახოთ ისინი ერთად.
- რამდენიმე ფურცელი ერთმანეთთან უნდა იყოს შეკრული. ეს ხელს შეუშლის ნივთების დაშორებას ან დაკარგვას. სტეპლები სასურველია ქაღალდის სამაგრებზე, რადგან (ა) ისინი უფრო ერთნაირად ჯდება ფაილებში და (ბ) მათ არ აქვთ სრიალის პრობლემა.
მეთოდი 3 -დან 3: თქვენი ფაილების შენარჩუნება
ნაბიჯი 1. გამოიყენეთ "To File" კალათა
როდესაც ახალი კორესპონდენცია შემოდის თქვენს ოფისში ან როდესაც შეიქმნება ახალი საბუთები, თქვენ შეიძლება ვერ შეძლოთ მისი დაუყოვნებლივ შეტანა. თქვენ უნდა განათავსოთ ყველაფერი, რაც უნდა იყოს შეტანილი ერთ ადგილას, რათა შეიტანოს, როდესაც თქვენ შეძლებთ. კალათა თქვენს მაგიდაზე, წარწერით "შეტანა", არის კარგი გზა, რომ ეს ფურცლები გვერდზე გადადოთ, სანამ არ იქნებით მზად.
ნაბიჯი 2. დანიშნეთ თანმიმდევრული დრო შევსებაზე სამუშაოდ
თუ შეგიძლიათ, დაგეგმეთ თანმიმდევრული დრო ყოველდღე ან კვირაში, რომ თქვენ იმუშაოთ ახალი ნაშრომების შევსებაზე. თუ თქვენ შეიტანთ შევსებას თქვენი რუტინის რეგულარულ ნაწილად, უფრო სავარაუდოა, რომ გააგრძელებთ მას.
- მაგალითად, თქვენ შეგიძლიათ გამოყოთ ყოველი დღის ბოლო ნახევარი საათი, რათა შეადგინოთ დღის ნაშრომები. თუ ეს დრო არ არის საკმარისი, შეგიძლიათ სცადოთ თქვენი შევსება დღეში ორჯერ, ლანჩზე წასვლამდე და შემდეგ დღის გასვლამდე.
- წარმატების გასაღები არის თანმიმდევრულობა და გამეორება.
ნაბიჯი 3. დარწმუნდით, რომ სხვებს, რომლებსაც აქვთ წვდომა ფაილებზე, ესმით სისტემა
თუ თქვენ ხართ ერთადერთი ადამიანი, ვინც იყენებს თქვენს ფაილებს, მაშინ ადვილად უნდა შეგეძლოთ შეინარჩუნოთ თქვენს მიერ შექმნილი წესრიგი. თუმცა, თუ სხვა ადამიანებს სჭირდებათ ქაღალდების გამოყენება თქვენს ფაილებში, თქვენ უნდა დარწმუნდეთ, რომ მათ ესმით - და მიჰყვებიან - თქვენს მიერ შექმნილ სისტემას. ფაილების შევსების სისტემა არ არის სასარგებლო, თუ ნაშრომები არასწორად შეიტანება და არასწორ საქაღალდეებში იდება.
თუ ეს შეიძლება იყოს უფრო ეფექტური და უფრო ეფექტური, თუ თქვენ შესთავაზებთ მიიღოთ ის, რაც თქვენს ოფისში შეიძლება დაგჭირდეთ და შემდეგ სთხოვეთ, რომ ყველაფერი პირდაპირ დაგიბრუნონ. შემდეგ შეგიძლიათ დარწმუნებული იყოთ, რომ ყველაფერი სწორად შეივსება
ნაბიჯი 4. შეინახეთ სასიცოცხლო დოკუმენტები უსაფრთხო ადგილას
ზოგიერთი სპეციალური მასალა შეიძლება საჭირო იყოს ცალკე, სპეციალურ ადგილებში. მაგალითად, ზოგიერთი ქაღალდი შეიძლება საჭირო იყოს სეიფში ან ცეცხლგამძლე საკეტში. შეიძლება დაგჭირდეთ ზოგიერთი მასალის შენახვა ადგილზე, ბანკის სეიფში ან თქვენი კომპანიის იურისტის ოფისში.
ნაბიჯი 5. რეგულარულად გადახედეთ თქვენს ფაილებს
წელიწადში ერთხელ მაინც, ან საჭიროების შემთხვევაში უფრო ხშირად, თქვენ უნდა დაუთმოთ გარკვეული დრო თქვენი ფაილების გადახედვას. ამ მიმოხილვის მიზანია გადაწყვიტოს, არის თუ არა ნაშრომები ან მთელი საქაღალდეები, რომელთა გადაყრა ან გადატანა შესაძლებელია ადგილზე შესანახ ობიექტში. თუ რამე აღარასოდეს იქნება საჭირო, მაშინ უნდა გადააგდოთ იგი. თუ ის არის ის, რასაც არ მოელით რეგულარულად გამოიყენოს, მაგრამ შეიძლება დაგჭირდეთ ჩანაწერის შენახვა, მაშინ უნდა გაგზავნოთ საცავში.
